De grootste voorwaarde om efficiënt te kunnen werken is een leeg hoofd. Pas als alle rommeltjes uit je hoofd zijn, kan je focussen op wat je moet doen. Kanban is je beste vriend om dat lege hoofd te benaderen.

Wat is Kanban?

Kanban is een visueel overzicht, dat je in staat stelt om je werk te overzien en te plannen. Er bestaan verschillende versies van, zowel analoog als digitaal. Ik licht hier mijn Kanbansysteem toe, maar maak gerust je eigen versie.

Mijn Kanban-versie

Kijk even naar de foto om een idee te krijgen hoe mijn Kanban er uitziet.

Zoals je ziet, zijn er 5 verticale kolommen en één horizontale (de parking). Ik licht ze even toe:

To do: hier hang ik alles wat moet gebeuren. Er is een uitzondering: als ik bezig ben aan een project dat meerdere acties omvat, dan hangen niet alle post-its van mijn project hier. Deze hangen dan nog op mijn projectfiche (lees hier de blog over projectfiche).
Korte termijn starten: hier hangen de zaken die ik deze week moet doen. Ik organiseer mijn Kanban elke vrijdag voor de week er op.
Bezig: dit zijn taken die ingepland zijn in mijn agenda, bijvoorbeeld overleggen met iemand. Ik plan enkel afspraken in mijn agenda. De andere tijd is voor de taken op mijn kanban.
Prioriteit: dat moet vandaag nog af. Beperk hier het aantal post-its. Ik vind het fijn om eerst het vak prioriteit leeg te maken voor ik er nieuwe post-its bij hang. Dat zorgt er ook voor dat ik taken niet eindeloos uitstel.
Parking: hier hang je de post-its die wachten op een actie van iemand anders. Je stuurt een mail naar iemand en je kan pas verder als er antwoord komt: post-it naar de parking.
Tadaaaaa: Iets afwerken is echt zaaaalig. Ik leeg het vak ‘afgewerkt’ op het einde van de dag. Zo geef ik mezelf het gevoel dat ik iets gedaan heb 😉.

Hoe begin je er aan?

Maak een grote flap zoals op de foto (of print de afbeelding af).

Leg een stapeltje post-its naast je neer. Elke keer dat je denkt: “ik moet dat ook nog doen,” schrijf je het op een post-it. Hier zijn een aantal regels voor:

Maak je taken zo concreet mogelijk. Als ik een vlieg zou zijn, wat zou ik je dan zien doen
Hou je taken zo klein mogelijk. Splits een grote taak op in kleinere deeltaken. Je wil jezelf zoveel mogelijk kunnen belonen.
Schrijf alles op. Echt alles. Je hoofd moet leeg.

Tips

Discipline is een magisch woord. Je moet alles op een post-it zetten en per fase moet je die post-it ook verhangen van kolom. Het is een beetje zoals lopen: als je het lang genoeg volhoudt, dan anticipeer je al op het gelukzalige gevoel van een afgewerkte taak.
Zet data op je post-its. Wanneer heb je iets op de parking gezet? Hoe lang hangt die post-it al in de to do-kolom.
Hou af en toe grote kuis. Blijven er post-its hangen in je to do-kolom? Vraag je dan af of je ze echt wel moet doen.
Groepeer je taken per type. Telefoontjes? Hang ze bij elkaar en werk ze één voor één af. Taken in één bepaald computerprogramma? Doe ze na elkaar. Zo vermijd je het kip-zonder-kop-gevoel.

Is dat het enige?

Kanban combineer je best met:

Een goeie agenda, waarin zeker de zaken staan uit de kolom ‘bezig’
Een projectfiche (1 per project)
Een goed mappensysteem, zodat je je documenten vlot kan opbergen en terug vinden
Zelfzorg: Kanban is een hulpmiddel, geen tovermiddel. Als je takenlijst uit zijn voegen barst en je elk weekend moet werken om de week bij te benen, dan is er meer aan de hand.